叠代的難題:每次都有未完成的工作,如何解決?
原創-
2024-05-07 11:00:00
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各位是否遇到過類似的情況:每次叠代結束後,團隊都有未完成的任務,很少有完成叠代全部的工作,相反,總是將上期未完成的任務重新挪到本期計劃會中,重新規劃。敏捷的核心之一是“快速叠代,及時反饋”,爲什麽會發生這種情況呢?
這也是本篇文章想和大家聊的,爲什麽團隊的每次叠代都有未完成的工作,以及我們可以如何改善?
團隊承諾不足
在項目過程中,我們有時會遇到這樣的場景:老板爲了讓團隊更好地更快地完成項目,有時會采取一些方法,比如告訴團隊: 如果不能完成所有工作,他會“采取糾正措施,必要時甚至會解雇”。
這種來自領導的高期望會帶來什麽結果呢?那就是這個團隊不會在叠代過程中 積極地完成大量工作。相反,他們會盡量選擇足夠多的工作,來避免因爲“偷懶”而惹上麻煩,但也不會冒著無法完成全部工作的風險,而選擇過多的工作。
團隊的謹慎和保守,會讓團隊陷入“舒適區”,從而降低工作效率,影響整個項目的進度。
敏捷開發不仅注重结果,同时也注重过程。而过于严厉的领导可能也会让团队成员感到压力过大,进而过于关注工作完成情况,进一步限制了他们的主观能动性和自我驱动性。
團隊過度承諾
團隊對叠代/冲刺中可以完成的工作,设定高一点的目标,是正常的,因为这能激发团队积极性和动力, 但如果团队习惯性地过度承诺,就会变成问题。
当團隊過度承諾时,就会一直无法完成迭代中的事情:迭代时间到了,成员就把任务推进到下一个迭代,最终导致项目的延期。时间久了,团队还可能形成一种“总有机会弥补”的心态,导致对每一个迭代的责任心减弱,团队也无法明白敏捷的意义和作用是什么。慢慢地,迭代的开始或者结束就变成了一个随意且没有意义的日期。
所以團隊負責人應該讓團隊明白叠代結束的意義:當叠代結束時,團隊會體驗到成就感,讓團隊感受到這種“小勝利的力量”,從而保持更好的節奏和狀態迎接下一個叠代。
敏捷團隊過度承諾的两个原因
領導層或團隊外部的壓力
團隊過度承諾的最常见原因之一是来自 領導層或團隊外部的壓力。压力也分好坏,新産品给公司带来的新机会,也能为客户和公司带来更多好处。为了更快的给公司、客户带来好处,他们会采用施加一些压力的方式,激励团队,以便能更快更好地完成任务。但有时, 有些领导的压力并不合适,就像开头提到采用裁员的方式威胁成员的领导那样,不仅不会正向激励成员,反而带来更不好的效果。
團隊過度承諾的第二大常见原因是 自身的壓力。比如對自我的高要求,滿足自己的高期望,或者希望取悅外人,得到別人的認可。
無論過度承諾的壓力是來自外部還是團隊內部,這對團隊來說都不是一個健康的環境,對組織來說也不是一個好的情況。
組織需要可預測性
所有組織都需要一定程度的可預測性,但如果過于追求預期目標的完成,可能反而失去掌控,比如團隊設定太高的沖刺目標,反而會因達不到目標而導致失去了工作計劃的可控性,降低了可預測性。
因此,團隊應該合理規劃工作計劃,既要設定目標,也要考慮實際操作性。當團隊偶爾出現失誤時,領導者和團隊外的人需要表示理解,這樣才能保持工作的可預測性。
三個改善方法
這裏分享3个可以幫助改善经常无法实现冲刺目标的团队的方法。
1. 要有适当的目标
什麽是適當的目標?根據經驗,一個團隊適當的目標是 在大約 80% 的時間內完成他們計劃完成的所有工作。這不是說在每個叠代完成計劃工作的 80%,而是指在 10 次叠代中的 8 次叠代是 100% 完成了所有計劃。
不過對于那些叠代節奏容易被頻繁打亂的團隊來說,每次都成功完成所有工作是不可能的。尤其是那些需要快速響應問題的團隊,就可能需要降低目標比例。
2. Sprint 承諾是目標,而不是保證
首先,让团队每个人都明白,冲刺承諾是目標,而不是保證。
承諾是 團隊承諾盡最大努力實現目標。如果團隊被迫做出保證,他們會少保證一點,以確保“保證”安全。
保證是 有期限的,表示確定性和責任。有時客戶確實需要在某個日期之前提供某些功能,這時團隊就需要作出保證:一定會在某個日期前完成。
由于承諾和保證的細微差別,作爲團隊負責人,還需要說服領導,以此讓他們在後續的叠代進度中,給予支持和理解。可以嘗試將承諾/保证的差异放到领导者可以理解的例子中,幫助他们更好地理解二者的区别,更助于团队执行。例如,可以尝试让他们想象一下,如果询问销售团队他们会承诺销售额达到多少。然后想象一下询问销售团队是否会保证这个金额,或者是其他金额。
3. 找出过度承诺根本原因
除了上面提到的過度承諾的兩個原因,還有其他原因。比如有時候無法達成目標,可能是團隊對“完成”的預期過于樂觀。那麽在沖刺計劃會議中可以嘗試問這樣的問題:
- 在叠代中,有哪些情況可能出錯並導致無法實現目標?
- 爲了實現這個目標,需要做哪些准備?
通过这样类似问题,来幫助团队了解他们计划会中任务的难易程度,以及为了达成任务而预设的所有假设。
最後,我想說的是,雖然衡量敏捷團隊的一個常見標准是團隊成員是否完成了叠代中的所有工作,但這並 不意味著我們應該期望團隊每次都能完成所有的任務。這不現實。即便是一個優秀的團隊,可能也不會每次叠代都能實現目標。就像最厲害的籃球運動員也不是每次都能投進的。重要的是讓團隊明白並記住: 完成目標是承諾,而非保證。
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